Nella gestione del tempo uno degli aspetti più importanti è l’individuazione delle priorità. Senza attribuire un ordine di priorità alle attività che dobbiamo svolgere, ci muoviamo in modo casuale, subendo gli eventi e perdendo tempo.
D’altra parte, definire il grado di priorità è spesso la parte più difficile del processo di elaborazione di una strategia. Tutte i compiti e le azioni individuate possono sembrare importanti e interdipententi. Come riuscire a considerarle tutte e a concentrare le esigue risorse?
Eppure è proprio la definizione di priorità di un compito che ci permette di incrementare l’efficenza e la produttività e di eliminare le perdite di tempo.
Per capire come sfruttare il concetto di priorità per ottimizzare la nostra gestione del tempo, proviamo a fare un semplice esercizio.
Esercizio (parte 1): scarica questo documento e scrivi 10 attività che dovrai fare nei prossimi due giorni. Dopo che le hai scritte, nella prima colonna indica l’ordine di priorità. Non preoccuparti delle due colonne a destra; pensa solo ad elencare le attività ed a metterle in ordine. Quando hai finito, non cancellare: ci torneremo sopra più avanti.
Come si fa ad attribuire la priorità ad un compito?
Bisogna distinguere tra due diverse variabili che caratterizzano ogni attività, che messe insieme definiscono il concetto di priorità.
Prima variabile: l’importanza di un’attività.
L’importanza di un’attività è un concetto soggettivo, e viene definito da ciascuno in base ai propri valori, ai propri principi ed agli obiettivi che si vuole raggiungere. Quando ci si affida all’importanza di un compito per stabilirne la priorità rispetto ad un altro si da rilievo al peso della questione sugli obiettivi aziendali. Per una persona la cosa più importante della vita è essere un bravo genitore, mentre per un’altra può essere realizzarsi dal punto di vista professionale. Nessuna delle due opzioni è giusta o sbagliata perché ciò che è importante per qualcuno non lo è per un’altra persona. Inoltre quello che è importante in questo momento, può non esserlo in un altro momento della vita, le priorità sono diverse per ciascuno di noi e quindi imparare a gestirle capendo quale è la nostra scala di valori, è sicuramente un capacità fondamentale.
Esercizio (parte 2): considera ciascuna delle 10 attività che hai elencato prima e pensa se per te è importante o no. Se ritieni che sia importante, scrivi una X nella casella I.
Seconda variabile: l’urgenza di un’attività.
L’urgenza di un’attività è invece un concetto oggettivo. In questo caso la risorsa tempo viene allocato in base al criterio delle scadenze.
Un attività urgente è strettamente correlata al tempo, deve essere svolta entro breve o richiede attenzione nell’immediato, può portare alla risoluzione di un problema oppure riguardare una scadenza stabilita da altri, che noi abbiamo condiviso o a cui ci allineiamo, perciò va considerata in modo oggettivo.
Esercizio (parte 3): considera ciascuna delle 10 attività che hai elencato prima e pensa se è urgente o no. Se ritieni che sia urgente, scrivi una X nella casella U.
Da importanza/urgenza a priorità: la matrice di Covey.
Se combiniamo le due variabili otteniamo quella che normalmente viene definita matrice di Covey (pare che in realtà il primo a definire questo schema sia stato il presidente degli USA Eisenhower), che in quattro quadranti illustra graficamente quattro tipologie di priorità da attribuire alle nostre attività.
Quadrante I: crisi
Qui sono contenute le attività importanti e urgenti: possiamo definirle le crisi che generano problemi. Queste attività non lasciano scampo: bisogna obbligatoriamente farle subito, generano stress e sensazione di pressione. Bisogna cercare di anticiparle ed evitare il più possibile che questo quadrante si riempia.
Quadrante II: opportunità
Questo quadrante è definito come quello delle opportunità. Le attività importanti ma non urgenti sono le più importanti (qui è contenuta la vera azione del manager, l’impostazione delle strategie), ma spesso celano una trappola. Sovente infatti le attività appartenenti a questa categoria sono quelle che sai di dover fare ma che, non essendo pressato da urgenze, le rimandi continuamente. Queste attività vanno pianificate, possibilmente in momenti “tranquilli” del calendario.
Quadrante III: interruzioni
Le attività non importanti ma urgenti sono le vere nemiche! Spesso infatti quando ci si trova ad affrontare questi compiti si pensa di essere nel quadrante I, ma in realtà si sta semplicemente reagendo all’urgenza… di qualcun altro! Queste attività vanno delegate, in modo che sia qualcun altro ad occuparsene ed a liberarci dello stress che le contraddistingue.
Quadrante IV: perdite di tempo
Le attività che non sono né importanti né urgenti… sono una fuga, degli sprechi di tempo su cui indugiamo per fare cose – magari divertenti – che ci permettono di evitarne altre più impegnative (ma più produttive). Questo tipo di attività vanno rimandate: non portano a nulla e fanno solo perdere tempo.
Ora che abbiamo definito il concetto di priorità e come deve essere utilizzato, possiamo provare ad applicarlo alla nostra realtà.
Esercizio (parte 4): riscrivi le 10 attività nel relativo quadrante della matrice che trovi nella seconda pagina, secondo la classificazione importanza/urgenza che gli hai attribuito.
Adesso che hai la matrice in mano con le 10 attività ti faccio qualche domanda.
- L’ordine in cui le avevi messe all’inizio, è coerente con il concetto di priorità definito dai quadranti?
- Le attività sono concentrate in un quadrante specifico anziché essere distribuite in modo uniforme nella matrice?
- Il primo quadrante (importanti & urgenti) è quello con il maggior numero di attività?
- Nei prossimi due giorni pensi che non riuscirai a portare a termine le attività che hai messo nel secondo quadrante (importanti & non urgenti)?
- Pensi che non riuscirai a delegare a qualcuno le attività nel terzo quadrante (non importanti & urgenti), e alla fine le dovrai fare tu?
Se hai risposto No a tutte le domande: complimenti. La tua gestione delle priorità è ottimale e produttiva.
Se hai risposto SI ad una o più domande… forse è il caso di approfondire il concetto di gestione del tempo!
